O ESCRITÓRIO COMO FERRAMENTA — EM VEZ DE DESTINO (2/2)

O que dizem as boas práticas sobre a utilização estratégica de um escritório?

PRINCÍPIOS
Existem dois princípios orientadores da utilização atual do escritório. São simples e servem para aumentar o incentivo, rentabilizar o valor do tempo dos colaboradores e da empresa e resumidamente, criar dias que as pessoas não vão querer perder: 
O espaço deve ser usado com intenção. De uma maneira que seja produtiva para todos. Os dias no escritório são planeados (para serem mesmo consequentes). Ou seja, os líderes têm de garantir que se sabe o que vai acontecer mesmo nestes dias.  

​FOCO
Que intenções são essas? O foco dos dias no escritório (ou dias-âncora, como alguns já lhe chamam) são normalmente a colaboração, a inovação, a vinculação e a integração. Mas podem ter qualquer outro propósito, desde que intencional e portanto estratégico.
O importante aqui é garantir que existe de base uma pergunta: “o que vêm as pessoas fazer neste dia ao escritório?” 
Se há uma regra de trabalho no escritório três dias por semana apenas para as pessoas estarem juntas, isso vai ser pouco útil. Mas se o objetivo for realizar tarefas específicas, trabalhar em certos problemas, já vamos conseguir vantagens.
 
RECORRÊNCIA
São dias em que uma grande maioria do colaboradores está on-site – o que também é propositado. E têm uma frequência relacionada com as necessidades do grupo: um certo número de dias por semana, por mês ou por trimestre.
O estádio de desenvolvimento da empresa, da equipa, a sua dimensão e o âmbito, todos contribuem para esta equação — que não é linear.
 
ENVOLVIMENTO
A forma como este espaço vai ser usado não deve ser uma decisão unilateral da liderança. As pessoas estão mais exigentes do que nunca e têm opiniões concretas de como as coisas devem ser feitas. É preciso construir em conjunto este modelo. Co-criar os dias de escritório, o que implica ouvir as pessoas: as suas necessidades e as suas ideias. 
Já existem dados globais interessantes, como estes:
De uma forma geral as pessoas esperam mais flexibilidade, melhor tecnologia e incentivos para ir ao escritório.  Frequentemente são os mais novos os que querem passar mais tempo no escritório: por uma questão de integração, mas também para perceberem como funcionam os meandros das empresas. As empresas devem alinhar-se por estas expetativas e perceber junto das suas pessoas outros aspetos específicos de relevo.
 
REORGANIZAÇÃO
O espaço deve servir o propósito. Por isso os especialistas (incluindo arquitetos e designers de móveis de escritório), recomendam quatro abordagens para uma estratégia híbrida de sucesso: 
Misturar as experiências físicas e digitais para garantir equidade, engagement e facilidade.  Criar espaços abertos (para reuniões e partilha de ideias) e fechados (para trabalho individual e de concentração). Ambos são importantes para a colaboração. Tornar as áreas de trabalho fluidas. Espaços flexíveis e orgânicos facilitam a mudança de foco das pessoas e também a polivalência das áreas.  Nomear pelo propósito. Ou seja, atribuir nomes aos espaços que transmitam a sua utilidade. Termos como “núcleo de aprendizagem” ou “espaço de inovação” passam esta perspectiva da intencionalidade, atraem os talentos e influenciam o comportamento.